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Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche

beratung ©Heide Fest

Die Leistungsfähigkeit unserer Universität hängt maßgeblich vom Engagement und der Zufriedenheit ihrer Beschäftigten ab. Das Engagement zu fördern und gleichzeitig die Zufriedenheit zu erhalten, ist zentrale Aufgabe der Führungskräfte. Als geeignetes Instrument hierfür dient das Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräch. Es soll in einem gegenseitigen und vertrauensvollen Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin/Mitarbeiter die Arbeitssituation in ihrer Gesamtheit beleuchten.

Rahmenbedingungen für die Führung des Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergesprächs

 

1. Vorbereitung des Gesprächs

Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche sind grundsätzlich einmal im Jahr mit jeder/jedem Beschäftigten zu führen. Die Initiative geht dabei von der Führungskraft aus. Zur Vorbereitung auf das Gespräch sind die Leitfäden für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. für Führungskräfte zu nutzen. Diese Leitfäden stellen einen „roten Faden“ dar und geben Orientierung.

Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch sind Sachlichkeit, Fairness, Offenheit und eine ungestörte Atmosphäre.

Hinweise für die Führungskraft:

  • Es soll ein ausgewogenes Redevolumen zwischen der Führungskraft und der/ dem Beschäftigten angestrebt werden.
  • Monologe durch die Führungskraft sind unbedingt zu vermeiden.
  • Die/Der Beschäftigte muss die Gelegenheit erhalten, ohne Unterbrechung ihre/seine gesamte Arbeitssituation einzuschätzen.
  • Die Führungskraft soll aktiv zuhören und Rückfragen stellen.
  • Die Führungskraft soll Lob und Anerkennung kommunizieren und konstruktive Kritik ausschließlich in Bezug auf Arbeitsverhalten und Arbeitsergebnisse äußern.

Hinweise für die Beschäftigten:

  • In das Gespräch mit einer offenen und aufgeschlossenen Einstellung gehen.
  • Das Gespräch als Möglichkeit nutzen, ungestört mit der Führungskraft über alle Themen zu sprechen, die in der Gruppe und in der täglichen Zusammenarbeit nicht besprochen werden können.
  • Kritik ist sachlich anzubringen und mit Beispielen zu unterlegen.
  • Die/Der Beschäftigte muss bereit sein, Kritik anzuhören und anzunehmen.

Hinweise für beide Gesprächspartnerinnen/Gesprächspartner:

  • Der Gesprächspartnerin/ Dem Gesprächspartner gegenüber ist eine wertschätzende Haltung entgegenzubringen.
  • Konflikte sind offen anzusprechen und sachlich zu diskutieren.
  • Es ist eine offene Haltung zu eigenen Versäumnissen und Fehlern einzunehmen.
  • Vermeidung von „Killerphrasen“ z.B. „Das haben wir schon immer so gemacht.“
  • Eine verständliche und eindeutige Ausdrucksweise
  • Vertretung des eigenen Standpunktes mit sachlichen Argumenten

 

2. Inhalt des Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergesprächs

Folgende Themenbereiche sollen angesprochen werden:

  • Arbeitsaufgabe- der konkrete Arbeitsbereich
  • Arbeitssituation- der äußere Rahmen bei der Erfüllung der Aufgaben
  • Zusammenarbeit und Führung- Beziehung zwischen Beschäftigten untereinander sowie zwischen Beschäftigter/Beschäftigtem und Führungskraft
  • Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven- Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung und Fortbildungswünsche und Fortbildungserfordernisse
  • Familienfreundlichkeit- Vorstellungen und Unterstützungsbedarf bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie

 

3. Dokumentation

Als Ergebnis aus dem Rückblick und der Analyse des Erreichten teilen beide Seiten ihre Vorstellungen von den künftigen Aufgaben und dem notwendigen Unterstützungsbedarf mit und  schließen hierfür folgende schriftliche Vereinbarungen:

1. Zielvereinbarung zu den Themen Arbeitsaufgabe, Arbeitssituation, Zusammenarbeit und Führung, Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven sowie Familienfreundlichkeit.

2. Zielvereinbarung zu erforderlichen Qualifizierungsmaßnahmen. Das Formular mit den festgehaltenen Qualifizierungsbedarfen wird an das Personaldezernat, Sachgebiet Weiterbildung, eingereicht und dient als Grundlage für die Planung von Weiterbildungsmaßnahmen.

Beide Formulare der Zielvereinbarungen werden von der/dem Beschäftigten sowie der Führungskraft unterschrieben und jede/jeder erhält ein Exemplar.

Abschließend wird zu dem erfolgten Gespräch eine Gesprächsmitteilung (Formular) erstellt, von beiden Gesprächspartnerinnen/ Gesprächspartnern unterzeichnet und ein Exemplar an das Personaldezernat weiter gereicht.

 

4. Formulierung der Zielvereinbarungen

Das Anliegen der Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche besteht darin, einen Rückblick auf die vergangene Arbeitssituation zu geben und diese zu analysieren. Rückblick und Analyse dienen der persönlichen Bestandsaufnahme und bilden die Grundlage für die Vereinbarung künftiger Ziele.

Diese Ziele müssen auf das individuelle Leistungsvermögen der einzelnen Beschäftigten abgestimmt sein. Sie müssen konkret und präzise sein und einen zeitlichen Rahmen besitzen.

 

5. Kontrolle und Feedback der Zielerreichung

Kontrolle und Feedback sind wichtige Maßnahmen bei der Begleitung von getroffenen Vereinbarungen und geben damit den Zielvereinbarungen eine Bedeutung. Gleichfalls sollten Rückmeldungen über die getroffenen Zielvereinbarungen nicht erst im nächsten Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräch gegeben werden, sondern während des laufenden Arbeitsprozesses. Rückmeldung dient der Wertschätzung hochmotivierter engagierter Beschäftigter sowie der Unterstützung bei der Optimierung der Leistungen und des Verhaltens


Die zur Vorbereitung und Durchführung notwendigen Unterlagen (Leitfäden, Gesprächsmitteilugen u.s.w.) befinden sich auf unserer Seite (unter der Rubrik Mitarbeiterinnen- und Mitarbeitergespräche). Rückfragen zur Vorbereitung und Durchführung beantwortet Frau Marion Wick.