Zentrum für Lehre und Lernen
Online-Meetings mit BBB
BigBlueButton ist ein Webkonferenz-System, das Sie als Lehrende*r an der Viadrina zur Durchführung von Online-Meetings im Rahmen Ihres Lehrauftrages nutzen können.
BBB bietet im Rahmen von Online-Konferenzen Funktionalitäten wie
- Audio- und Videochats,
- einen öffentlichen Text-Chat zwischen allen,
- „private“ Text-Chats zwischen einzelnen Teilnehmenden,
- gemeinsame Notizen, die von den Teilnehmenden kollaborativ verfasst werden können,
- die Freigabe von Präsentationen und PDF-Dokumenten,
- ein Umfrage-Werkzeug,
- eine Whiteboard-Funktion und
- Bildschirm Freigeben.
- Generell sollten Sie, um Tonprobleme zu vermeiden, mit Headset oder Kopfhörern arbeiten.
- Nutzen Sie bitte den Browser Google Chrome oder Firefox.
- Es sollte keine aktive VPN-Verbindung zur Viadrina bestehen.
- Seminarsituationen mit ca. 30 Teilnehmer*innen und einer Kamera sind problemlos möglich.
- Auch größere Sitzungen mit bis zu 120 Teilnehmenden sind realisierbar, sofern nur die Hauptredner*innen ihre Kameras aktivieren.
- Noch größere Sitzungen jenseits von 120 Teilnehmer*innen wurden ebenfalls bereits erfolgreich durchgeführt. Das IKMZ kann jedoch in diesen Sitzungsgrößen keine Garantie für einen reibungslosen Ablauf geben.
- Als generelle Regel gilt, dass ab einer gewissen Teilnehmeranzahl nicht-interaktive Veranstaltungsformen wie die Bereitstellung eines Videos über Moodle oder das Streamen einer Veranstaltung einem BigBlueButton-Meeting vorzuziehen sind.
Das absolute Limit liegt bei 20 Kameras pro Raum. In diesem Fall ist der Raum auf vielen Endgeräten jedoch nicht mehr vernünftig nutzbar und es kommt insbesondere auch zu Tonproblemen.
Themen zu BBB
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Online-Meeting einrichten
BigBlueButton kann über über ein Moodle-Plug-In (für die Lehre) oder direkt über den Browser (außerhalb der Lehre) genutzt werden.
- Über das Moodle-Plug-In eignet sich BBB für die Lehre. Ab ca. 200 Studierenden empfiehlt sich jedoch ein Live-Stream mit Vimeo.
- Über den Browser eignet sich BBB für Gremienarbeit, Sitzungen, Konferenzen. Gäste können über einen Link teilnehmen und benötigen keinen Viadrina-Account: https://bbb.europa-uni.de/
Um eine Webkonferenz für Ihren Moodle-Kurs einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
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Server: Wählen Sie einen Server in Abhängigkeit von der Fakultät oder Institution, zu der Sie gehören.
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Namen: Bitte geben Sie einen Namen für Ihr Online-Meeting ein. Der Name darf keine Umlaute enthalten.
Aufzeichnung aktivieren: Klicken Sie bitte auf "Mehr anzeigen" unter dem Namen des virtuellen Klassenzimmers und wählen Sie "Das Meeting kann aufgezeichnet werden".
Teilnehmende administrieren
Im Abschnitt "Teilnehmer/innen" können Sie wählen, ob alle Teilnehmenden des Moodle-Kurses oder nur bestimmte Personen an der BBB-Sitzung teilnehmen dürfen.
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| Zudem können Sie Teilnehmenden Rechte als "Zuschauer" oder als "Moderator" (dies ist z.B. für autonome Gruppenarbeiten sinnvoll) geben. Sie selbst sind als Moderator voreingestellt. Moderator*innen können u.a. einzelne Teilnehmende stummschalten oder sogar aus der Sitzung ausschließen. |
Zutritt zeitlich beschränken
Im Abschnitt ‘Zeitplan’ können Sie den Zutritt zu einem Online-Meeting zeitlich beschränken auf die Zeit, bis zu der ein Zutritt erlaubt und ab wann dieser wieder geschlossen ist.
Erstellen Sie eine BBB-Aktivität für eine Arbeitsgruppe. Fügen Sie nur die Teilnehmer*innen dieser Arbeitsgruppe hinzu und geben Sie ihnen Moderatorenrechte, damit sie im BBB-Meeting agieren können.
Der für dieses Online-Meeting eingerichtete Link kann übrigens wiederverwendet werden, z.B. für weitere Meetings im Rahmen Ihres Kurses.
Online-Meeting durchführen
| In Ihrem Moodle-Kurs können Sie Ihr Online-Meeting öffnen, indem Sie im Kursraum auf dessen Namen klicken und dann “Teilnehmen" wählen. |
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Bitte wählen Sie nun "Mit Mikrofon teilnehmen". Sie können diese Auswahl später ändern. Wenn Sie von Ihrem Browser gefragt werden, ob Sie den Zugang zum Mikrofon erlauben, bestätigen Sie dies unbedingt. |
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Das System führt nun ggf. einen kurzen Echotest mit Ihnen durch. Wenn Sie sich selbst hören, ist das richtige Mikrofon ausgewählt. Wenn Sie sich nicht selbst hören, klicken Sie bitte auf "Nein" und wählen dann im Menü "Audio Einstellungen" ein anderes Mikrofon aus und starten Sie den Test erneut.
Berechtigungen für Teilnehmende einschränken
Besonders in Online-Meetings mit vielen Teilnehmenden kann es sinnvoll sein, Wortbeiträge zu unterbinden, um Störungen zu vermeiden. Darüber hinaus lassen sich sich bestimmte Funktionen von BBB für das laufende Online-Meeting einschränken.
Teilnehmende stummschalten
Um einem Teilnehmer / einer Teilnehmerin die Möglichkeit zu verweigern, das Wort zu ergreifen, klicken Sie bitte auf den Namen der freizuschaltenden Person im Feld auf der linken Seite der Teilnehmerliste. Es öffnet sich ein Menü. Bitte wählen Sie "Teilnehmer stummschalten". Sie können dies rückgängig machen, indem Sie im gleichen Menü "Stummschaltung aufheben" wählen.
Alle Teilnehmenden stummschalten
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol rechts neben der Teilnehmerliste. Klicken Sie auf "Teilnehmerrechte einschränken". Hier können Sie nun verschiedene Einstellungen vornehmen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Auswahlfeld "Anwenden" (unten rechts).
Beachten Sie bitte: Webcam und Mikrofon der Studierenden sind häufig aktiviert.
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Hinweis: Erscheint bei der Funktion "Mikrofon freigeben" der Status "Gesperrt", dann können die Teilnehmer*innen ihr Mikrofon nicht aktivieren. Erscheint der Status "Freigeben", so können die Teilnehmer*innen ihre Mikrofone aktivieren. |
Mikrofon bzw. Ton administrieren
| Ihr eigenes Mikrofon (gilt auch für Studierende) befindet sich als Icon symbolisiert unterhalb des Präsentationsbereichs. Ein Mikrofon mit schwarzem Hintergrund zeigt an, dass das Mikrofon ausgeschaltet ist. Klicken Sie darauf, um es einzuschalten. Es hat nun einen blauen Hintergrund. Ein erneuter Klick schaltet es wieder aus. |  |
Vortrag in BBB vorbereiten
Vor Beginn des Webinars bzw. der Online-Sitzung sollten Sie einige Vorbereitungen treffen:
- Öffnen Sie den öffentlichen Chat. Das Feedback Ihrer Studierenden können Sie hier einsehen.
- Laden Sie Ihre Präsentation oder die für das Webinar bzw. Online-Meeting benötigten Dokumente hoch.
Wortmeldungen erkennen
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Studierende, die sich zu Wort melden möchten, können in der Teilnehmerliste auf ihren Namen klicken, "Status" und dann "Handzeichen" wählen. Dann vibriert ihr Name in der Teilnehmerliste. Dies ist ggf. nicht so leicht zu erkennen (vor allem bei vielen Teilnehmenden).
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Vortrag aufzeichnen
Datenschutz für Aufzeichnungen gewährleisten
Die Durchführung von Online-Meetings mit BBB ist datenschutzkonform, da sie über Server in Deutschland abgewickelt werden und der Betreiber alle notwendigen Erklärungen abgegeben hat.
Wenn Sie jedoch eine Aufzeichnung Ihrer Online-Sitzung planen, ist vor Beginn der Aufzeichnung die datenschutzrechtliche Einwilligung aller Teilnehmer*innen erforderlich. Dies können Sie wie folgt organisieren:
- Informieren: Nachdem alle Teilnehmenden das Online-Meeting betreten haben und eventuelle Ton- oder Bildprobleme geklärt sind, erklären Sie, dass diese Veranstaltung aufgezeichnet werden soll. Soweit es der didaktische Aufbau des Kurses erlaubt, sollten die Kameras und Mikrofone der Teilnehmenden ausgeschaltet werden, damit sie auf der Aufzeichnung nicht zu sehen oder zu hören sind. Bei Chatfragen bleiben sie jedoch namentlich sichtbar.
- Einverständniserklärung einholen: Alle, die nicht zustimmen, verlassen den Online-Besprechungsraum. Wenn nur diejenigen bleiben, die mit der Aufzeichnung einverstanden sind, wird die Aufzeichnung gestartet und der/die Lehrende wiederholt zu Beginn auf dem Video, was gerade mit allen vereinbart wurde, um die Zustimmung aller aufzuzeichnen.
Aufnahme starten und später ansehen
Klicken Sie auf "Aufnahme starten". Sie werden erneut gefragt, ob Sie die Aufnahme wirklich starten wollen. Bestätigen Sie mit "Ja". Dann sehen Sie am oberen Bildschirmrand die Anzahl der bereits aufgezeichneten Minuten. Mit einem Klick hierauf können Sie die Aufnahme pausieren und gegebenenfalls später fortsetzen.
| Hinweis: Die Aufzeichnungsfunktion muss in den Einstellungen der Moodle-Aktivität zugelassen sein. Wählen Sie dazu ‘Einstellungen bearbeiten’ Ihrer BBB-Aktivität, klicken Sie in den Grundeinstellungen auf ‘Mehr anzeigen’ und aktivieren Sie die betreffende Checkbox. |
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Die Aufnahme wird nach Beendigung automatisch in Ihrem Moodle-Kurs gespeichert, abhängig von der Länge der Aufnahme, der Verwendung von Mikrofon und Webcam und der Anzahl der gleichzeitig in der Umgebung gemachten Aufnahmen. Es kann bis zu 12 Stunden dauern, bis die Aufnahme in Moodle erscheint. Die Studierenden klicken auf den Namen des Online-Meetings, um die Aufzeichnung zu sehen.
Eine Umfrage durchführen
Um eine Umfrage unter den Teilnehmenden während Ihres Online-Meetings durchzuführen, schreiben Sie Ihre Frage an die Pinnwand oder fügen Sie eine Folie mit Ihrer Frage in Ihre Präsentation ein.
Formulieren Sie Ihre Fragen so, dass die Studierenden sie auf eine der folgenden Arten beantworten können:
- Ja/Nein
- A/B
- A/B/C/D
- Richtig/Falsch -A/B/C -A/B/C/D/E
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Klicken Sie auf das blau hinterlegte Pluszeichen und wählen Sie "Umfrage starten". Das rechte Fenster öffnet sich. Wählen Sie nun aus, welches Antwortschema den Studierenden für Ihre Frage angeboten werden sollen. Die Umfrage startet sofort. |
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Sie sehen die Ergebnisse, und wenn Sie die Option "Umfrageergebnisse veröffentlichen" wählen, dann sind die Ergebnisse für alle sichtbar.
Beispiel: Frage auf der Folie: Können Sie mich alle hören?
A: Ja, ich höre Sie. B: Ich kann Sie nicht hören.
Umfrage starten, Antwortoption A/B wählen, die Umfrage startet sofort, die Studierenden können wählen und zwischen
A oder B entscheiden.
Bildschirm oder Anwendung teilen
Um Ihren Bildschirm oder eine Anwendung den Teilnehmenden zu zeigen, klicken Sie auf das Bildschirmsymbol. Nun erscheint ein Fenster, in dem Sie auswählen können, was Sie teilen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch "Zulassen". Mit "Freigabe beenden" beenden Sie die Freigabe Ihres Bildschirms oder Ihrer Anwendung.
Virtuellen Zeiger einsetzen
Breakout-Räume für Gruppenarbeit einrichten
Um gemeinsam Ergebnisse zu erarbeiten, ist manchmal die Aufteilung in Gruppen sinnvoll, deren Ergebnisse dann am Ende eines Zeitfensters zusammengeführt werden. Auch diese Vorgehensweise können Sie über BBB abbilden.
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Hinter "Teilnehmer" finden Sie ein Zahnrad-Symbol. Wählen Sie dort "Breakout-Räume erstellen”. Klicken Sie darauf und wählen Sie im Folge-Screen die Anzahl der benötigten Räume und die jeweilige Länge für die Arbeitszeit aus. |
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Wählen Sie dann, wie die Teilnehmenden auf die Räume verteilt werden sollen (die Studierenden wählen selbst, die Verteilung erfolgt nach dem Zufallsprinzip, oder der/die Lehrende ordnet die Teilnehmenden per "drag and drop" dem gewünschten Raum zu). Klicken Sie dann auf "Erstellen".
Die Teilnehmenden sind nun zugeordnet. Auf dem oberen Bildschirm sehen Sie die Restarbeitszeit. Wenn die Arbeitszeit abgelaufen ist, befinden sich alle automatisch wieder im Hauptraum.
Sie können als Lehrende*r während der Arbeitszeit in die Breakout-Räume wechseln. Klicken Sie dazu auf die gewünschten Räume, die Sie im linken Feld oberhalb des Teilnehmernamens finden.
Tipp: In den Breakout-Räumen können die Studierenden nicht gemeinsam an Powerpoint-Dateien arbeiten. Sie können jedoch die Gruppendiskussion oder Arbeitshinweise über das Feld "Gemeinsame Notizen" (links) aufzeichnen. Sie können diese Notizen "kopieren" und später wieder in "gemeinsame Notizen" im Hauptraum "einfügen", um sie dort zu diskutieren.
BBB mit Gästen nutzen
Gastzugang außerhalb des Lehrbetriebs einrichten
Wenn Sie eine*n Gastdozierende*n oder externe Expertin/externen Experten in eine Webkonferenz einladen möchten, z.B. für Interviews oder Kolloquien oder Gremienarbeit, gehen Sie wie folgt vor:
- Loggen Sie sich unter in BBB ein:
https://bbb.europa-uni.de/ - Gehen Sie in der Ansicht auf "Raum erstellen" und wählen Sie Ihre gewünschten Einstellungen, z.B. Raum-Zugangscodes.
- Klicken Sie nun auf "Raum erstellen". Sie gelangen nun zur Übersichtsseite zurück und sehen dort den neuen Raum, den Sie gerade erstellt haben.
- Kopieren Sie den Link oben im Feld "Teilnehmer einladen" und senden Sie ihn an Ihre Teilnehmenden.
Gäste im Rahmen eines Moodle-Kurses zulassen
Möchten Sie Gäste zu einer Webkonferenz im Rahmen eines Moodle-Kurses einladen, dann müssen Sie erst den Gastzugriff für diesen Kurs erlauben. Gehen Sie wie folgt vor:
- Versetzen Sie den betreffenden Kurs in den ‘Bearbeiten-Modus’.
- Wählen Sie danach im selben Menü ‘mehr’ und wechseln Sie im Rahmen der Kurs-Administration in den Reiter ‘Nutzer/innen’ und
- klicken Sie auf ‘Einschreibemethoden’.
- Klicken Sie in der Zeile "Gastzugang" auf das durchgestrichene Auge, um den Gastzugang zu Ihrem Kurs zu erlauben.
| Klicken Sie auf das 'Rad' neben dem Auge in der Zeile 'Gast Zugang'. |
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| Sie können nun die Einstellungen bearbeiten. Bitte geben Sie einen Gastschlüssel ein und bestätigen Sie die Auswahl. |
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Kehren Sie zum Kurs zurück, kopieren Sie dessen Link (im Browser) und geben Sie ihn an Ihre Gäste weiter. Gäste können den Link aufrufen und sich dann mit Ihrem Code anmelden. Damit haben Ihr Gäste Zugriff auf Ihren Kurs und können damit auch Ihre Webkonferenz in BBB benutzen.
Störungen und FAQ
Das Gelingen einer Online-Veranstaltung ist immer auch abhängig von der Qualität der Online-Verbindung und der verwendeten technischen Ausstattung. Vielleicht kann der eine odere andere Tipp aus der hier aufgeführten Liste Ihnen dabei helfen, Störungen zu vermeiden.
- Verwenden Sie ein Headset (oder zumindest Kopfhörer), um Tonprobleme zu vermeiden und bitten Sie auch Ihre Teilnehmenden, dies zu tun.
- Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn jemand anderes redet – das vermeidet ggf. Rückkoppelungen und zusätzliche Umgebungsgeräusche, und bitten Sie auch Ihre Teilnehmenden, dies zu tun.
- Stoppen Sie andere intensive Verbindungen wenn Sie im eigenen Home Office arbeiten, z.B. Verbindungen zu Streaming Portalen (youtube, netflix, usw.), große Downloads, die im Hintergrund stattfinden etc. und schließen Sie nicht benötigte Programme auf dem PC, um die Auslastung zu verringern und so eine stabile BBB Sitzung zu gewährleisten.
- Setzen Sie die Auflösung Ihre Webcam herunter, dies reduziert den Datenverkehr während einer Online-Konferenz.
- Auch wenn WLAN in der Regel gut funktioniert: Prüfen Sie, ob Sie nicht auch per LAN Kabel eine Internetverbindung nutzen können. LAN - Verbindungen sind in der Regel stabiler, insbesondere, falls es im Umfeld viele weitere WLANs gibt, mit denen sich Ihr WLAN-Router die Frequenzen teilen muss.
- Verzichten Sie möglichst auf mobile Verbindungen.
- Wenn nicht unbedingt erforderlich: Verzichten Sie auf das Viadrina VPN während einer Online-Konferenz.
- Wählen Sie als Lehrperson in den Einstellungen bitte nicht die Option „Teilnehmer warten auf den Moderator“, wenn Sie die BBB-Aktivität in Moodle anlegen.