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Zwischenarchivordnung

Die Europa-Universität richtet mit Wirkung vom 01.04.2004 ein Zwischenarchiv ein und beschließt die folgende Ordnung:

 

Zwischenarchivordnung der Europa-Universität Viadrina
Frankfurt (Oder)

 

Einleitung

 

Diese Ordnung regelt die Sicherung des Zwischenarchivguts der Europa-Universität.

 

Zum Zwischenarchivgut der Europa-Universität gehören alle Unterlagen, die im gesamten Universitätsbereich mit allen seinen Verwaltungseinheiten, Institutionen, Seminaren und sonstigen rechtlich selbstständigen Einrichtungen entstanden sind, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und die im Zwischenarchiv vorläufig aufbewahrt werden, bis über deren endgültige Archivwürdigkeit durch das zuständige öffentliche Archiv, das Universitätsarchiv der Europa-Universität, entsprechend dem Brandenburgischen Archivgesetz (BbgArchivG) vom 7. April 1994 (GVBI. l S. 94) und der Archivsatzung des Universitätsarchiv der Europa-Universität entschieden ist.

 

Das Zwischenarchiv wird dem Universitätsarchiv der Europa-Universität zugeordnet.

 

 

1. Aufgaben, Rechte und Pflichten des   Zwischenarchivs

 

1.1. Das Zwischenarchiv übernimmt und verwahrt das Zwischenarchivgut im Auftrag der Europa-Universität.

 

1.2. Das Zwischenarchiv führt einen Nachweis über die Übernahmen.

 

1.3. Das Zwischenarchiv gewährleistet eine sichere Verwahrung des Zwischenarchivguts.

 

1.4. Das Zwischenarchiv sichert eine schnelle Bereitstellung der angeforderten Unterlagen an die jeweilige Stelle der Europa-Universität zu.

 

1.5. Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit und die dauernde Aufbewahrung in  einem öffentlichen Archiv  oder Vernichtung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen fällt gemäß § 5 des Brandenburgischen Archivgesetzes das Universitätsarchiv der Europa-Universität.

 

Das Zwischenarchiv ist verpflichtet, die spätere Bewertung und Entscheidung über die Archivwürdigkeit der Unterlagen vorzubereiten und zu erleichtern.

 

Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen werden vom Universitätsarchiv der Europa-Universität übernommen und dort archiviert, nicht als archivwürdig bewertete Unterlagen werden der Kassation (Vernichtung) zugeführt.

 

 

2. Rechte und Pflichten der abgebenden Stellen der Europa-Universität

 

2.1. Die abgebenden Stellen sind verpflichtet, Unterlagen, die für die laufende Bearbeitung nicht mehr benötigt werden, vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Zwischenarchiv zu übergeben. Diese Anbietungspflicht ist gegeben, wenn Unterlagen nicht mehr für den laufenden Dienst- bzw. Lehrbetrieb benötigt werden.

 

2.2. Bis zur Entscheidung über die Archivwürdigkeit der Unterlagen gemäß § 5 des Brandenburgischen  Archivgesetzes tragen ausschließlich die abgebenden Stellen die Verantwortung für das abgegebene Zwischenarchivgut und dessen Benutzung durch Dritte nach dem Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz (AIG) vom 10. März 1998  (GVBI. l S. 46) oder anderen Rechtsvorschriften.

 

2.3. Die abgebenden Stellen übergeben dem Zwischenarchiv zusammen mit den nicht mehr benötigten Unterlagen ein Ablieferungsverzeichnis, in welchem jede an das Zwischenarchiv abzugebende Akteneinheit aufgeführt ist.

 

2.4. Die abgebende Stelle setzt die Aufbewahrungsfristen für das Zwischenarchivgut fest.

 

 

3. Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Europa-Universität Viadrina Frankfurt (Oder) in Kraft.