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Richtlinie für den Umgang mit Mitteln Dritter

Richtlinie für den Umgang mit Mitteln Dritter an der Europa-Universität Viadrina

vom 18.12.2002

Präambel

Die Einwerbung und Bearbeitung von Mitteln Dritter gewinnt zunehmend größere Bedeutung. Daher steht die Universität in Lehre und Verwaltung vor neuen Herausforderungen. Diese sind mit den vorhandenen Ressourcen nur mit größtmöglicher wechselseitiger Unterstützung zu bestehen. Diese Richtlinie versteht sich daher weder als Kontrollinstrument für potentielle Antragsteller noch als weiterer Beitrag zur Bürokratisierung, sondern als Hilfestellung unter Berücksichtigung des gesetzlichen Rahmens (§§ 24 BbgHG und 25 HRG, §§ 331 ff. StGB) sowie als Ergänzung der Drittmittelrichtlinie des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kultur vom 2. Juni 1997. Soweit Anträge notwendig sind, soll deren Bearbeitung innerhalb von vierzehn Tagen abgeschlossen sein.

§ 1
Geltungsbereich

Diese Richtlinie findet für sämtliche Finanz- und Sachzuwendungen außerhalb der Haushaltsmittel Anwendung, mit Hilfe derer Projekte

  • unter Nutzung universitärer Ressourcen
  • von Mitgliedern der Universität

durchgeführt werden.

Erster Abschnitt: Drittmittelforschung

§ 2
Drittmittelforschung

(1) Drittmittelforschung wird von den Mitgliedern der Hochschule im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben ganz oder teilweise in Form von Drittmittelprojekten geleistet. Sie findet entweder in der Form von Forschungsaufträgen (Leistung/Gegenleistung) oder durch Zuwendungen zur Forschung (Gegenleistung wird nicht erwartet/Sponsoring) statt.

(2) Grundsätzlich gilt:

  • Bei Abschluss von Verträgen über die Durchführung von Forschungsvorhaben muss die Vertragsgestaltung klar die Europa-Universität, nicht den einzelnen Professor als Vertragspartner ausweisen.
  • Beschaffungsentscheidungen (Auftragsvergabe gem. VOL) dürfen nur von Personen getroffen werden, die nicht am Drittmittelprojekt teilnehmen; sie dürfen nicht von Drittmittelzuwendungen abhängig gemacht oder sonst dazu in Beziehung gesetzt werden.

§ 3
Zuwendungen zur Forschung

(1) Zuwendungen für Einzelprojekte bedürfen grundsätzlich der vorherigen Anzeige und Genehmigung durch die Hochschulleitung. Ausgenommen hiervon sind Zuwendungen (insbesondere Reisekosten- oder Druckkostenzuschüsse bzw. -erstattungen), die unter 5000,- Euro liegen.

(2) Die Genehmigung im Sinne von Absatz 1 gilt als erteilt, wenn innerhalb einer Woche kein Widerspruch durch die Hochschulleitung erfolgt.

§ 4
Vorbereitung und Beantragung von sonstigen Drittmittelprojekten

(1) Anträge auf Forschung mit Mitteln Dritter enthalten als Grundlage für die Förderung einen Finanzierungsplan, der bereits im Planungsstadium im Zusammenwirken mit der Verwaltung erstellt werden soll. Alle Dezernate bieten für die Erarbeitung eines Finanzplanes ihre Hilfe an (z.B. im Zusammenhang mit Stipendien, Personal- und Sachkosten sowie Raum- und Mietfragen).

(2) Drittmittelprojekte, deren Finanzvolumen über 5000,- Euro liegt oder solche, die Ressourcen der Universität in Anspruch nehmen, müssen vor ihrer Durchführung über den Dekan oder Leiter der jeweiligen Einrichtung der Hochschulleitung angezeigt und von dieser genehmigt werden. Um zeitaufwendige Prüfungen und Rücksprachen zu vermeiden, wird die Beifügung des Formblattes "Anzeige eines Drittmittelprojektes" empfohlen. Bei Projekten, die unter 5.000 Euro liegen, gilt § 3 Abs. 1 entsprechend.

(3) Bei allen Drittmittelprojekten über 10.000,- Euro sind grundsätzlich 20 v.H. der Projektsumme als Gemeinkostenpauschale zu beantragen. Diese wird von der Universität einbehalten. Über Ausnahmen entscheidet die Präsidentin/der Präsident.

§ 5
Drittmittelverwaltung

(1) Die Verwaltung der Drittmittel erfolgt grundsätzlich durch die Universität und nach den Bestimmungen des Landes, sofern der Drittmittelgeber keine abweichenden Regelungen getroffen hat.

(2) Das für den Haushalt zuständige Dezernat informiert den Projektleiter monatlich über die Mittelinanspruchnahme; es stellt die für Zwischen- oder Abschlussberichte an den Drittmittelgeber notwendigen Informationen zur Verfügung.

Zweiter Abschnitt: Spenden, Geschenke und andere Sachzuwendungen

§ 6
Spenden

(1) Die Gewährung von Spenden an die Europa-Universität muss gemeinnützige Zwecke (AO) verfolgen.

(2) Spenden dürfen nur unter folgenden Voraussetzungen eingeworben werden:

  • die Spendentätigkeit erfolgt unabhängig von Umsatzgeschäften und wird nicht zur Voraussetzung von Umsatzgeschäften gemacht,
  • die Spende kommt der Europa-Universität zugute; Spenden an Mitarbeiter als Person sind grundsätzlich unzulässig.

(3) Die Verwaltung von Spenden erfolgt ausschließlich durch das für Haushalt zuständige Dezernat der EUV. Sämtliche Informationen und Unterlagen werden dort geführt bzw. müssen dorthin weitergeleitet werden. Dies gilt insbesondere für die Mitteilung eines bestimmten Spendenzweckes.

§ 7
Geschenke und Sachzuwendungen

(1) Die Gewährung von Geschenken und anderen Zuwendungen an Mitarbeiter der Universität ist grundsätzlich unzulässig.

(2) Dies gilt nicht für

  • Werbegaben, d.h. Gegenstände mit geringem Wert, die durch eine dauerhafte und deutlich sichtbare Bezeichnung des Werbenden gekennzeichnet sind oder für geringwertige Kleinigkeiten
    und
  • Geschenke zu besonderen Anlässen sofern sich diese in engem Rahmen halten ("Sozialadäquanz").

(3) Im übrigen gilt die "Verwaltungsvorschrift über die Annahme von Belohnungen und Geschenken durch Beschäftigte des Landes Brandenburg" vom 12. April 1996 (ABl. Nr. 20, S. 418 ff).

§ 8
In-Kraft-Treten

Diese Richtlinie tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in den "Amtlichen Bekanntmachungen" der Europa-Universität Viadrina in Kraft.