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Abteilung für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Coronavirus: Informationen für Beschäftigte

Stand: 1. April 2020

Angesichts der Ausbreitung des Coronavirus in Europa informiert die Hochschulleitung über aktuelle Sicherheitsvorkehrungen und Maßnahmen an der Viadrina.

Ab dem 24. März schränkt die Viadrina ihren Betrieb auf einen Präsenznotbetrieb ein. Alle Gebäude der Viadrina sind damit bis auf Weiteres geschlossen.

Für Lehrende: Online-Lehre ab 14. April 2020

Alle Informationen und Handreichungen zu Alternativen der Präsenzlehre finden Sie auf den Seiten des Kompetenzzentrums Lernen & Lehre Digital.

Moodle: Damit Sie die Studierenden in der ersten Vorlesungswoche (und danach) erreichen können, wurden die Studierenden dazu aufgefordert, sich für alle zu besuchenden Kurse in Moodle einzutragen. Es ist also unerlässlich, dass Sie die Studierenden zunächst über Moodle als erste Anlaufstelle informieren. Bitte pflegen Sie Informationen, Lehrinhalte und -materialien schon jetzt nach und nach in Ihre moodle-Kurse ein.
Die wichtigsten Funktionen von Moodle zusammengefasst.

Literaturservice für Lehrende
Die Universitätsbibliothek bietet einen Literaturservice für Lehrende in Vorbereitung auf die Lehrveranstaltungen des Sommersemesters an. Literatur, die nicht online, sondern nur im Lesesaal oder den Magazinen verfügbar ist, stellt Ihnen die Universitätsbibliothek als Scans zur Verfügung, die z.B. in Moodle eingestellt werden können.

Bitte wenden Sie sich dazu unter Angabe des Titels (gern mit Signatur) und der gewünschten Seitenzahl an ub_ausk@europa-uni.de.
Bezüglich des Umfangs eines Scans ist das Urheberrecht zu beachten: Bei (ggf. mehrbändigen) Büchern können max. 15 % der Seiten als Scan bereitgestellt werden; Beiträge aus Fachzeitschriften oder aus wissenschaftlichen Zeitschriften können vollständig als Scan zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass die Universitätsbibliothek keine Bücher und Medien versendet.

Homeoffice

Bis auf wenige Ausnahmen arbeiten alle Beschäftigten ab Dienstag, dem 24. März, im Homeoffice.

  • Hier finden Sie eine Handreichung zur Telefonumstellung und zu IT im Homeoffice vom IKMZ.
  • Ausschließlich Mitarbeitende, die für die Aufrechterhaltung notwendiger Funktionen bzw. für die temporäre Wahrnehmung von Aufgaben vor Ort sein müssen, erhalten eine Zugangsberechtigung. Die Definition dieses Personenkreises erfolgt durch die Vorgesetzten der einzelnen Bereiche. Die Mitarbeitenden, die eine Zugangsberechtigung erhalten, wurden per Mail informiert.
  • Wer keine Zugangsberechtigung erhalten hat und noch notwendige Utensilien und Unterlagen aus den Büros benötigt, wendet sich bitte an: praevention@europa-uni.de.
  • Die Bereiche werden gebeten, eigenverantwortlich abzustimmen, welche Aufgaben im Homeoffice erledigt werden. Diese Aufgaben sollen im Team fair verteilt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Ansprechbarkeit gewährleistet ist und eine gute Kommunikation innerhalb der Teams erhalten bleibt.
  • Die spezifische Situation von Teammitgliedern mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen ist dabei besonders zu berücksichtigen. Sollten Probleme auftauchen, die im Rahmen der bestehenden Regelungen im Team gar nicht lösbar sind, schreiben Sie bitte eine E-Mail an praevention@europa-uni.de.
  • Die Vorgesetzten werden gebeten, die Aufgabenverteilung zu dokumentieren und Informationen über die Erreichbarkeit des Bereichs auf der Webseite stets aktuell zu halten.
  • An Homeoffice-Tagen ist eine Erreichbarkeit zu den in der FLAZ festgelegten Büroarbeitszeiten (Montag bis Donnerstag 9.00 – 15.00 Uhr, Freitags 9.00 – 12.00 Uhr) zu gewährleisten.
  • Beschäftigte mit Zeiterfassung wählen für die Homeoffice-Tage die Antragsart „Telewohnraum“ im elektronischen Zeiterfassungssystem. Wenn der Antrag genehmigt ist, ist an den Home-Office-Tagen ausnahmsweise kein tägliches Ein- und Ausloggen in die Zeiterfassung erforderlich. Ihre tägliche reguläre Arbeitszeit wird Ihnen gutgeschrieben.
  • Urlaub und Gleitzeit kann weiterhin beantragt und genehmigt werden. Der Widerruf von bereits genehmigtem Urlaub oder Gleitzeit ist bis auf Weiteres nicht gestattet. Ausnahmen können von der Hochschulleitung genehmigt werden.
  • Diese Regelung gilt vorerst bis auf Weiteres.

Erreichbarkeit des Präsidial- und Kanzlerbüros sowie der Dezernate

In der Zeit des Präsenznotbetriebs gelten auch für die Verwaltungsbereiche der Viadrina geänderte Erreichbarkeiten:

Post

Private Postsendungen an die Dienststelle, insbesondere Paketsendungen, sind bis auf Weiteres untersagt und werden durch die Dienststelle nicht angenommen. Eine Weiterleitung an Privatadressen findet nicht statt.

Veranstaltungen, Sitzungen und Schulungen

Bis mindestens 19. April werden alle Konferenzen, Tagungen und weiteren Veranstaltungen in den Gebäuden der Viadrina abgesagt.
Davon betroffen sind auch Veranstaltungen Dritter.
Arbeitstreffen können ausschließlich als Telefon- oder Videokonferenzen stattfinden.

Informationen zum Umgang mit der Planung von öffentlichen Veranstaltungen im Sommersemester 2020. (Viadrina-intern)

Gremiensintzungen können als Videokonferenzen stattfinden. Beschlüsse müssen hinterher im schriftlich Verfahren gefasst und protokolliert werden. In Kürze erscheint hierzu an dieser Stelle eine Handreichung des Justiziariates.

Universitätsbibliothek

Die Universitätsbibliothek bleibt ab dem 16.03.2020 bis auf Weiteres geschlossen. Informationen zu den Rückgabemodalitäten entliehener Medien sowie zum Online-Zugang zu Medien und Datenbanken über VPN finden Sie auf der Webseite der Bibliothek.

Dienstreisen, Gäste und Rückkehr von Privatreisen

Alle Dienstreisen im In- und Ausland sind bis auf Weiteres untersagt. Dies gilt auch für nach dem Hochschulgesetz nur anzeigepflichtige Dienstreisen. In besonders begründeten Fällen kann eine Ausnahme über die Hochschulleitung beantragt werden.

Gäste können zurzeit nicht empfangen werden.

Sollten Sie selbst von einem (dienstlichen oder privaten) Aufenthalt aus einem Risikogebiet zurückkehren, ist Ihnen für 14 Tage der Zutritt zur Europa-Universität untersagt. Informieren Sie bitte zusätzlich zu Ihrem direkten Vorgesetzten die Präsidentin oder den Kanzler per Mail oder telefonisch.

Abgesagte Reisen und Veranstaltungen

Kosten für Stornierungen und getätigte Ausgaben können unter Umständen übernommen werden, falls eine Dienstreise abgesagt werden muss, weil eine Region zum Risikogebiet erklärt wurde, sich Einreisebestimmungen geändert haben oder eine Veranstaltung aufgrund der Gefährdungslage verschoben wurde. Auch an der Viadrina geplante Veranstaltungen, die abgesagt werden mussten, sind unter bestimmten Bedingungen abrechnungsfähig.

Detaillierte Bestimmungen dazu finden Sie hier.

Hygiene

Wir bitten Sie, die aktuellen Hygienetipps der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung zu beachten:

  • Abstand halten
  • regelmäßiges und gründliches Händewaschen
  • Hände aus dem Gesicht fernhalten
  • Hygiene beim Husten und Niesen

Bitte bleiben Sie bei Krankheitssymptomen zu Hause und kontaktieren Sie ggf. einen Arzt und/oder das Gesundheitsamt.


Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gern an uns wenden: praevention@europa-uni.de.



Nützliche Links:

Informationen über Corona vom Landesgesundheitsministerium
Informationen über Corona von der Stadt Frankfurt (Oder)

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