Banner Viadrina

Viadrina Center for Graduate Studies

Wskazówki dotyczące formy i treści e-maila lub formalnego listu do potencjalnego promotora

 

Każdy profesor uniwersytecki jest zainteresowany prowadzeniem doktorantów. Powodem jest nie tylko kwestia obowiązków zawodowych profesorów, lecz także zainteresowania związane z akademickim punktem widzenia. Jeżeli pytanie badawcze jest nowatorskie, to promotor może uzyskać nowe spojrzenie na dane zagadnienie w swoim obszarze badań. W związku z tym zgłoszenie na studia doktoranckie będzie z zasady mile widziane.

Prosimy jednak wziąć pod uwagę, iż nadzorowanie projektów rozprawy doktorskiej wymaga także sporo wysiłku. Promotor musi zainwestować dużą ilość czasu i pracy w projekt doktoranta. W związku z tym profesorowie są w stanie przyjąć ograniczoną ilość doktorantów i decydują o wyborze najbardziej interesujących projektów.

Podejmując kontakt z potencjalnym promotorem, należy przedstawić się jako poważny, dobrze przygotowany młody naukowiec, który jest w stanie wyprodukować pracę naukową na najwyższym poziomie. Forma i treść e-maila czy listu formalnego powinna być odpowiednio skomponowana.

AudiMax Viadrina ©Heiko Wessely

Poniższe wskazówki dotyczące treści i formy e-maila lub listu formalnego stworzone zostały głównie w oparciu o (złe) doświadczenia. Prosimy o ich uważną analizę.

  • Podejmując kontakt z profesorem należy być grzeczny i uprzejmy.
  • Do profesora należy pisać osobowo, unikaj bezosobowych listów (Szanowni Państwo), ponieważ jest bardzo prawdopodobne, iż nie otrzymasz odpowiedzi. Nie należy przesyłać seryjnych e-maili do większej ilości profesorów. Zamiast tego należy wyraźnie dać do zrozumienia, że kandydat zna się na pracy profesora, np. wskazując powiązania tematyczne pomiędzy własnymi zainteresowaniami badawczymi, a niektórymi publikacjami profesora.
  • E-mail czy list formalny nie może zawierać gramatycznych, czy literowych błędów, włącznie z drobnymi pomyłkami. Należy być skrupulatnym podczas korygowania tekstu.
  • Nieformalne lub nietypowe zwroty nie są zwykle wskazane przy pierwszym piśmie.
  • Należy wytłumaczyć profesorowi, co jest powodem nawiązania kontaktu.
  • Nie należy prosić profesora o dofinansowanie w pierwszym e-mailu.
  • Należy podać profesorowi wszystkie możliwe informacje, aby uzyskał kompleksowy obraz kandydata, edukacji, pracy i planów – krótko i zwięźle. Można również załączyć krótkie CV (w formie tabelki).
  • Zarys projektu rozprawy doktorskiej powinien być krótki i zwięzły. Nie należy załączać dłuższych opisów projektu w pierwszym e-mailu czy liście. Zadaniem pierwszego e-maila lub listu jest nawiązanie kontaktu i odkrycie wspólnego mianownika badawczego. Jeżeli profesor zainteresuje się pierwszym pismem, może poprosić o więcej informacji.
  • Nie należy zalączać ogromnej ilości plików do swojego e-maila. Najlepiej połączyć wszystkie pliki w jeden (np. w formacie pdf).